TUGAS SEKRETARIS


Sekretaris: seseorang yang dipercaya memegang rahasia atau memjperoleh kepercayaan
Dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan.
Kesekretariatan : segala kegiatan yang dilakukan oleh secretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerjanya.
Administrasi kesekretariatan: keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Fungsi secretariat: sebagai suatu organisasi yang satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lancar.

TUJUAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

? Mempelancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern
? Mengamankan rahasia perusahaan atau organisasi
? Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen

FUNGSI ADMINISRTRASI KESEKRETARIATAN
? Menadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
? Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
? Sebagai alat komunikasi perusahaan
? Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan
? Sebagai pusat dokumentsi

RUANG LINGKUP KEGIATAN SEKRETARIAT
Pada umumnya kegiatan secretariat meliputi :
? Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan surat menyurat, yang meliputi perbuatan, penerimaan, pengolahan, dan penyimpanan.
? Menyelenggerakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern.
? Menyelenggarakan kepantiaan rapat
? Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia
? Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau pengunjung.
? Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaaan tugas pokok organisasi.

II. PENJELASAN SEKRETARIS
Sekretaris berasal dari bahasa latin yang berarti rahasia (secretum). Sejretaris kantor adalah seseorang yang dituntut persyaratan tentang ketrampilan, pendidikan dan pengetahuanya.
1. cerdas dan cakap
2. siap menerima tanggung jawab
3. mempunyai kepribadian menarik di kantor swasta atau pemerintah
4. menunjang kantornya berjalan lancer dan membuat setiap usaha berhasil
5. mempunyai pengetahuan yang luas tentang perkantoran
6. dapat di banggakan untuk kantor dan atasan
7. membuat setiap usaha menuju penngkatan dan keberhasilan kantor

II. KEPERCAYAAN
Kepercayaan memegang rahasia atau keterangan dan kedudukan sekretaris menuntut standart etika dan moral yang tinggi. Dia tak hanya mempunyai data dan beban keyakinan di kantor, tetapi juga mempunyai data mengenai beberpa pegawai tertinggi posisinya sampai pegawai baru. Hal ini demi keberhasilan.

IV. KESEMPATAN MENUJU PENINGKATAN
Jenjang seorng sekretaris dapat melambungtak terhingga. Jenjang hanya di batasi oleh kemampuan yang ada. Bila dia bimbang memikul tanggung jawab, ceroboh dalam tindakan bekerja, berwatak putus asa dan suka mengkritik berarti doa mempunyai hambatan untuk mempiroleh peningkataan. Tetapi mutu seseorng yuang berkecimpung dalam dunia sekretaris biasanya tak hanya menghadapi tantangan dari pegawai lainya saja.

Kedudukan sekretaris merupakan kedudukan yang baik dalam pemerintah maupun swasta. Keinginan, cita-cita dan ambisi sekretaris akan menuju pada peningkatan bila hal ini merupakan minatnya.

V. MENINGKATKAN KEMAMPUAN
Ada sekretaris yang menyukai pergantian dalam pekerjaan untuk memperkaya pengalaman di beberapa kantor. Pengetahuan dan kemampuanya dalam hal kesekretariatan akan melincinkan jalan pada kedudukan yang lebih baik, serta demi memperoleh kepuasan.
VI. MENERIMA TANGGUNG JAWAB
Sekretaris baru akan menerima tanggung jawab atau akan menghindari hal itu. Itu merupakan pilihan dengan kemungkinan memperokeh kegemberaaan, keberhasilandan pekerjaan yang menarik bila berminar
Sebagian besar sekretaris yagn berbakat saat ini menduduki jabatan pada kantor besar. Dia memulai karirnya sebagai sebagai sekretaris pada kantor yagn masij merintis dalam usahanya. Dia berusaha mengetahui usaha kantornya sebik mugkin, sehingga tertambah pengetahuan dan penglamanya mulai dari awal. Di samping itu dia juga memiliki kemampuan untuk mendidik pegawai baru dan sekretaris yang bekerja di kantornya, meskipun saat ini dia menjadi pejabat, dia juga mengingat awal mulanya.
1. SEKRETARIS PRIBADI
Sekretaris pribadi adalah: seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam hal ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaab tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Contoh:
– sekretaris pribadi seorang bintang film
– sekretaris pribadi seorang profesor, dan lain-lain

2. SEKRETARIS PIMPINAN
Sekretaris pimpinan adalah: seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor unttuk seseorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari organisasi atar perusahaan, diangkat dan digaji oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadai pimpinan, tetapi bersifat kedinasan. Dalam arti bahwa sekretaris disini merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, dan pengurusan informasi.
Dalam bahasa inggris sekertaris seperti ini juga privat sekertary. Selain itu ada juga yang disebut sekertaris direksi atau sekertarisnya pimpinan tertinggi, yaitu sekertaris yang menyelenggarakan administrasi untuk suatu badan, direksi atau pimpinan tertinggi.
Dalam melaksanakan tugasnya, sekertaris direksi dapat dibantu oleh pegawai lain sebagai bawahannya, apabila lingkup pekerjaan terlalu luas. Oleh sebab itu sekertaris direksi sering bertindak sebagai pimpinan dalam kelompoknya. Jika dibandingkan dengan sekertaris pribadi, maka sekertaris direksi mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih besar, sehingga sekertaris direksi harus mempunyai kemampuan yang lebih besar pula. Sekertaris direksi sering disebut kepala sekertaris atau pimpinan dalam bagiannya.

Ingat Tinggalkan Komentar (saran )

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s